¿Qué marca la diferencia entre los eventos?
Los eventos son y seguirán siendo la mejor herramienta de comunicación para las empresas. Los beneficios que les aporta son indiscutibles: construcción y reconocimiento de marca, optimización de relaciones externas e internas, nuevos contactos o generación de beneficios, entre otras ventajas.
Son numerosos los fines que se persiguen a la hora de organizar un evento. Pero también son varias las opciones de llevarlo a cabo. Tradicionalmente, solo existía una posibilidad: los encuentros presenciales. Pero si bien es cierto que el contacto directo es un método infalible de conectar a las personas, tiene varias limitaciones.
El avance imparable de la tecnología y sus aplicación ha eliminado algunas de las barreras de los encuentros físicos, propiciando el nacimiento otras dos alternativas: eventos virtuales e híbridos. El primero de ellos se desarrolla en plataformas online virtuales, mientras que los híbridos suponen la suma de los presenciales y virtuales, integrando elementos de cada uno.
Como en todos los aspectos que forman parte de la vida de un negocio, la variedad y la posibilidad de contar con varias opciones es un plus. Pero también es un reto, porque cuántas más alternativas existan, mayores dudas generarán a sus responsables a la hora de decidir cuál es la más adecuada.
Los eventos presenciales, virtuales e híbridos tienen sus ventajas, pero para descubrirlas y determinar cuál de ellos es el más indicado dependiendo de las necesidades de una empresa, es necesario conocer cada uno en profundidad y estudiar qué ofrece cada una de estas alternativas.
Eventos presenciales: el valor del contacto directo
Tanto si el objetivo es presentar un producto o servicio, captar y fidelizar clientes o desarrollar alguna actividad lúdica para empleados, el contacto personal es muy importante. La cercanía y el cara a cara son dos potentes herramientas de comunicación y conexión.
Pero los eventos presenciales tienen también una serie de desventajas importantes para las organizaciones. Las más importantes son:
Este es el fin que se persigue a la hora de organizar un evento: conectar con las personas a varios niveles. Y en este sentido, cuánto más próximo sea el contacto, más oportunidades tendremos de lograrlo. O al menos, de una forma más personal y cercana.
Inversión y gastos elevados:
La rentabilidad de este tipo de encuentros, si la comparamos con los eventos virtuales o los híbridos, es mucho menor, ya que los costes de contratación para llevarlos a cabo se multiplican: alquiler del local, seguros, contratación de personal o desplazamientos, entre otros.
Mayor asistencia de visitantes:
Las barreras geográficas y horarias suponen una limitación a la hora de organizar un evento presencial. Los participantes deben desplazarse y dedicar mucho tiempo para asistir, mientras que los encuentros online facilitan que un número más amplio de personas asista a cualquier tipo de acto desde cualquier ubicación. Solo es necesario un ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet. Por lo tanto, las facilidades aumentan exponencialmente.
Resultados menos medibles e inmediatos:
La tecnología ha permitido a los eventos virtuales e híbridos tener acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los encuentros. Esto ofrece a la empresa una información inmediata y precisa sobre el retorno de la inversión, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.Evidentemente, también son medibles los resultados de asistencia a un acto presencial, pero la inmediatez y las herramientas de análisis están más limitadas.
Eventos virtuales: innovación al servicio de las empresas
La evolución de los ordenadores y dispositivos móviles, junto con la irrupción de la tecnología 3D ha provocado un cambio de paradigma en la organización de actividades corporativas. Los eventos virtuales proporcionan una plataforma online en la que todos los protagonistas se conectan en un entorno virtual que rompe del todo con las restricciones de los entornos físicos.
En este sentido, se han convertido en herramientas con un valor extraordinario si la empresa tiene delegaciones en varias zonas geográficas, cuando se busca la participación de un gran número de asistentes o si sus empleados no trabajan en las oficinas, sino de un modo remoto.
Sus aplicaciones son interminables: webcast, videoconferencias, actividades de training virtual, webinar, conferencias online, actividades de Team Building… en definitiva, se trata de adaptar todos los formatos tradicionales a un mundo virtual.
Pero sus ventajas no se quedan ahí, ya que el punto fuerte de los mundos virtuales en 3D permite no solo conectar a cientos de personas simultáneamente desde sus dispositivos móviles, sino que además pueden interactuar con voz y movimientos, lo que posiciona a esta tecnología como el futuro de los eventos online.
Esto es posible gracias a la integración de avatares online, capaces de simular a cada uno de los participantes, incluso imitando con gran realismo su aspecto físico. Permiten además recrear escenarios en los que pueden interactuar y comunicarse de un modo muy efectivo.
Esta realidad es posible gracias a la aportación de compañías como Virtway Events, que pone en manos de las empresas la tecnología 3D más avanzada para abrirles las puertas a un mundo virtual “real”. Una de las ventaja de esta plataforma es que los avatares pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de una forma muy natural.
Por lo tanto, las ventajas de los eventos virtuales se multiplican si los comparamos con otras vías:
- Mayor participación de los asistentes.
- Asistencia más amplia
- Importante reducción de costes
- Mayor rentabilidad
- Experiencias inmersivas e innovadoras
Eventos híbridos: la unión de ambos mundos
Este tipo de encuentros ofrecen de forma simultánea experiencias físicas y online. Su objetivo es que la asistencia e interacción entre los asistentes no presente una barrera física, complementando la experiencia del cara a cara con el poder del mundo digital.
En un evento híbrido es posible asistir de manera presencial a charlas, conferencias, talleres o cualquier actividad corporativa de manera presencial, pero también online. Esto se logra transmitiendo un evento convencional en línea mediante transmisión en vivo o configurando un espacio virtual que refleja el evento físico.
La principal ventaja de este tipo de encuentros es que une los beneficios de los eventos presenciales y digitales virtuales, aprovechando lo mejor de cada mundo.
Pero al igual que esto se puede tomar como un beneficio, también puede suponer una gran desventaja. Y es así porque a la hora de organizar un evento híbrido, la logística se multiplica. Por una parte, es necesario contar con todos los elementos necesarios para un encuentro físico y los gastos que estos implican (desplazamientos, alquileres de salas y material), y a la vez habrá que sumar la infraestructura necesaria de un evento online y las herramientas de Realidad Virtual.
Por lo tanto, en este sentido, los eventos virtuales se sitúan como la mejor opción, ya que para llevarlos a cabo, las barreras físicas se eliminan totalmente y además no es necesario utilizar gafas VR ni otro tipo de complemento extra. Así, los gastos se reducen en gran medida sin limitar la experiencia de vivir una situación inmersiva e innovadora.